回覧板を作って配信する

管理者としての主なの仕事です。

タイトルと本文を入力し、カテゴリと配信先の班を選んで発行します。それだけで、対象の班の全員にお知らせが届きます。印刷も、仕分けも、配布も、催促もありません。

カテゴリは5種類 イベント行事／準備・清掃／アンケート／子ども会／その他

配信先は班ごとに指定できます 「3班だけ」「全員」といった指定ができるので、関係のない方に届くことがありません。（班分けの設定は導入時に運営元で設定いたします）

画像を添えられます。 案内図、チラシの写真、行事の様子。文章だけでは伝わりにくいものも、ビジュアルで伝えることが可能です。

住民からの質問に答える

回覧板ごとに、住民の方がコメントを書き込めます。管理者はそれを見て、同じ回覧板の中で答えられます。

紙の回覧板では、疑問があっても書き込む場所がありませんでした。「集合は何時からか」を確かめるには、役員に電話するしかない。役員は同じ質問に、何度も答えることになります。

ぽけっと回覧板では、一人が質問して管理者が答えれば、その回覧板を開いた全員が同じ答えを読めます。同じ説明を繰り返す必要がありません。

やり取りは回覧板ごとにまとまって残ります。「去年の清掃当番はどう決まったか」を、あとから開いて確かめることが可能です。

掲示板の投稿を管理する

住民の方が自由に投稿できる掲示板があります。管理者は、不適切な投稿を削除することができます。

掲示板の投稿は、住民の方どうしにはペンネームで表示されます。ただし管理者は、運営上必要な範囲で投稿者を確認できます。誰が書いたかわからない状態では、トラブルが起きたときに対応できないためです。

実際には、削除が必要になることはほとんどありません。地域の顔見知りどうしが使う掲示板は、匿名掲示板のように荒れることがないからです。

災害のときの情報を登録する

災害状況マップに、避難所、井戸、仮設トイレなどの場所を登録できます。地図上をタップして、名称と状況を入力するだけです。

平常時のうちに避難所を登録しておき、災害時には「開設しました」「まだ開いていません」といった状況を更新していく、という使い方ができます。

住民の方も情報を登録できるため、「この道は通れない」といった現場の情報が集まります。

住民の登録を管理する

- 登録されている方の一覧を確認する
- 転出された方の登録を削除する
- 新しい役員に管理者の権限を付ける
- パスワードを忘れた方の再設定をする

パスワードの再設定は、実際にいちばん出番の多い作業です。「パスワードを忘れた」という相談は必ず出てきますが、管理者の操作でその場で解決できます。

なお、住民の方の登録に必要なのはペンネームとパスワードだけです。住所も電話番号もメールアドレスも登録されていないため、管理者が個人情報を預かる負担はありません。

全ての班の回覧板を確認する

住民の方には、自分の班宛の回覧板だけが表示されます。管理者は、班の区別なく、地域全体に出ているすべての回覧板を見ることができます。

他の管理者が何を発行したか、去年の総会の案内をどう書いたか。複数人で分担している場合も、役員が交代したあとも、これまでの経緯を遡って確認することができます。